Zuverlässig und schnell: Das Nachlassverfahren „goes digital“ - Über 18 Millionen Karteikarten ins Zentrale Testamentsregister überführt
Bundesnotarkammer. Leider kommt es immer wieder vor, dass Testamente gar nicht oder erst nach Jahren gefunden werden. Damit dies nicht passiert und der „letzte Wille“ im Erbfall sicher berücksichtigt wird, hat die Bundesnotarkammer das „Zentrale Testamentsregister“ eingerichtet. Ziel dieses Registers ist es, die Angaben zu allen Testamenten, Erbverträgen und sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden, die von einem Gericht oder Notar verwahrt werden, digital an einem Ort zu zentralisieren.
Zuvor wurden diese Angaben in ganz Deutschland verteilt bei rund 4.700 Standesämtern und der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Berlin-Schöneberg auf Karteikarten gesammelt. Durch das Zentrale Testamentsregister konnten die Nachlassverfahren enorm beschleunigt werden.
Mehr als 18 Millionen Karteikarten wurden in den letzten drei Jahren in das Zentrale Testamentsregister übertragen. Von der Öffentlichkeit weitestgehend unbemerkt, stellt die Testamentsverzeichnisüberführung damit eines der größten Projekte zur Verwaltungsmodernisierung der vergangenen Jahre dar. Der erfolgreiche Abschluss der Überführung soll mit einem Festakt am 16. Februar 2017 in Berlin gefeiert werden. Grußworte sprechen Christiane Wirtz, Staatssekretärin der Justiz und für Verbraucherschutz und Klaus Ehrmann, ehemaliger Abteilungsleiter im Justizministerium des Landes Baden-Württemberg.
Schnelle Erteilung von Erbscheinen
Das Zentrale Testamentsregister ist ein Projekt der vorsorgenden Rechtspflege. Hier wird Verbraucherschutz gelebt. Bislang waren die Angaben zu Testamenten dezentral auf rund 13 Millionen Karteikarten bei den Standesämtern und der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Berlin-Schöneberg registriert. Seit dem 1. Januar 2012 erfolgt die Erfassung dieser Angaben bundesweit im Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer. Bei Tod eines Erblassers erhält das Nachlassgericht nun sofort eine Übersicht über alle für die Erbscheinerteilung notwendigen Urkunden, die in dem Register erfasst sind. Erbscheine, die nötig sind, um zum Beispiel Geld vom Konto des Verstorbenen abzuheben, können viel schneller als zuvor erteilt werden.
Der „letzte Wille“ wird sicher und zeitnah erfüllt
Das alte dezentrale Meldesystem hatte zudem immer wieder zu Fehlern geführt. Die Kommunikation zwischen dem Sterbe- und Geburtsstandesamt, der Stelle, die das Testament verwahrt und dem Nachlassgericht war zeitaufwendig und kostenintensiv. Nun muss das Sterbestandesamt nur noch das Zentrale Testamentsregister benachrichtigen. Dort wird digital überprüft, ob der Erblasser Verfügungen von Todes wegen getroffen hat, die amtlich verwahrt werden. Das Register teilt dem zuständigen Nachlassgericht mit, ob und welche Urkunden zu beachten sind. Gleichzeitig benachrichtigt es das verwahrende Gericht oder den verwahrenden Notar und sorgt dafür, dass das dort vorliegende Testament umgehend zur Eröffnung an das Nachlassgericht gesendet wird. Der „letzte Wille“ des Verstorbenen wird somit rechtssicher und schnell erfüllt.
Digitale Nacherfassung der alten Karteikarten
Damit auch die Urkunden, die vor 2012 errichtet wurden, von dem neuen Meldesystem erfasst werden, war die schrittweise digitale Nacherfassung der alten Verwahrungsnachrichten erforderlich. Mit der Überführung der Karteikarten wurde die Bundesnotarkammer beauftragt, die diese komplexe Aufgabe in drei Jahren – und damit sogar schneller als vorgegeben – sicher, reibungslos und im vorgegebenen Kostenrahmen umgesetzt hat.
