09.05.2018

• Datenschutz-Grundverordnung für Prozessoptimierung nutzen • Konsolidierung von Kundendaten in einem System ist Trumpf • Fünf-Punkte-Plan für die einfache Umsetzung beim Makler • Integration von Fremdanwendungen in das MSC möglich

Das Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in gut zwei Wochen am 25. Mai 2018 läutet ein neues Zeitalter in der Wertschöpfungskette von Finanzdienstleistungen und ihrer technischen Infrastruktur ein. Sie ist für unabhängige Finanzmakler eine Chance für Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Diese Ansicht vertritt Martin Eberhard, Vorstand für Marketing und Vertrieb bei der FondsKonzept AG. So macht es die DSGVO zwingend erforderlich, dass Makler die Verarbeitung kundenbezogener Daten und die dahinterstehenden Prozesse bis zum Stichtag und darüber hinaus hinterfragen sowie neu ausrichten.

Martin Eberhard: „Wer die DSGVO jetzt dazu nutzt, sämtliche Kundendaten aus allen vertriebsunterstützenden Anwendungen bzw. Maklerverwaltungsprogrammen zu konsolidieren, kann sich nachhaltig professionell aufstellen.“ Solche Makler müssen keine Befürchtungen haben, die neuen Bestimmungen zu verletzen und mit Strafzahlungen konfrontiert zu werden. Dabei sind diejenigen Makler klar im Vorteil, die Kundendaten in einem einzigen CRM-System administrieren und nicht mit mehreren Programmen unterschiedlicher Dienstleister arbeiten. „Aufgrund der DSGVO werden Zentralsysteme den Flickenteppich bei Maklerprogrammen sukzessive ablösen,“ prophezeit Eberhard.

Die Arbeit auf einer einheitlichen Plattform, die die Datenschutzbestimmungen auf allen Ebenen von der Geschäftsanbahnung über die Kundenbeziehung bis zum möglichen Vertragsende mit voller Vernetzung implementiert, erleichtert nicht nur die Einholung von Kundeneinwilligungen als zentralen Punkt der DSGVO. Sie ist auch ein entscheidender Vorteil, Neukunden über eine Registrierung und anschließende Linkzustellung effizient und datenschutzrechtlich korrekt zu erfassen. Dies betrifft auch die Erfüllung der Auskunftspflicht, um Anfragen von Bestandskunden zu begegnen und die Verwendung von personenbezogenen Daten nach Art und Umfang lückenlos nachzuvollziehen.

FondsKonzept sieht sich bei der Umsetzung des neuen Gesetzes gut aufgestellt und hat hierzu einen Fünf-Punkte-Plan für Makler entwickelt. Dieser umfasst alle Bausteine zur Datenschutz-Grundverordnung, die sich bei Nutzung der Online-Plattform Maklerservicecenter (MSC) mit voller Konformität direkt umsetzen lassen. Der Plan beginnt mit der Prüfung der maklerseitig genutzten technischen Infrastruktur und von einer Kundendatenverarbeitung betroffenen Bereiche. Zweiter Punkt ist die Untersuchung/Konsolidierung von Daten und Anwendungen als Vorbereitung auf den dritten Schritt zum Versand einer vorbereiteten Rundmail bzw. eines Serienbriefes für die Einholung der Datenschutzeinwilligungen. Mit dem Rücklauf der Antwort per App, Mail oder physisch auf dem Postweg können alle Kontakte des Maklers nachbearbeitet und datenschutzrechtlich auf den neuesten Stand gebracht werden.

Mit der Bereitstellung einer weitverzweigten, Verordnungs-konformen Architektur sieht FondsKonzept die eigenen Verbundmakler gut auf den Starttermin vorbereitet. Dies zeigen unter anderem die intensive Nutzung der zahlreichen Webinare und die detaillierten Fragen der Partner. Bis zum Stichtag sollte nach derzeitigen Schätzungen bereits ein Großteil der Kundeneinwilligungen im Maklerservicecenter (MSC) vorliegen. Darüber hinaus können auch Daten aus Fremdanwendungen in das MSC eingepflegt und mit allen Systembausteinen wie Kundenservicecenter (KSC), Mobile Apps, Maklerwebseite und Fondsshop vernetzt werden.