03.08.2017

Vermutlich passiert es jeden Tag in deutschen Firmen: Ein Kollege ist im Urlaub oder im Krankenstand und muss für eine gewisse Zeit vertreten werden. Vermutlich kommt es in diesem Zusammenhang auch jeden Tag zu klassischen Problemen.

Wie ist denn das Passwort für…? Wo bestellen wir denn unseren…? Wie macht man dies oder jenes an PC, Drucker, Netzwerk oder Programm? Wo sind Unterlagen zu einem Kundenfall? Und nicht zu vergessen - nach der Vertretungsphase – das obligatorische: Oh, das wusste ich nicht, dass auch das zu tun ist. Kurzum: Eine reibungslose Abwesenheitsvertretung ohne Probleme während der Abwesenheit und ohne aufzuarbeitenden Rückstand für den Abwesenden, ist oftmals leider nur eine Wunschvorstellung. Dieses Problem hat meist zwei ganz einfache Ursachen.

Ursache 1: Man arbeitet primär auf sich selbst fixiert

Viele Mitarbeiter organisieren ihre Arbeit so, dass sie ihnen schnell von der Hand geht und man das gewünschte Ziel zügig erreicht. Dies ist zweifellos förderlich für die Produktivität des Mitarbeiters. Die Nachvollziehbarkeit einzelner Aufgaben, Vorgänge oder Projekte durch außenstehende Dritte bleibt dabei meist außer Acht gelassen, da sie für die konkrete Tätigkeit meist irrelevant ist. Eine Dokumentation einzelner Schritte hält nur auf, stellt einen Mehraufwand dar und für wen soll das schon interessant sein? Man macht seine Arbeit ja schließlich alleine und braucht keine Hilfe.
Und einfach so schaut sich das ja auch niemand an – weshalb auch?

Eine solche Arbeitsweise muss bei anstehendem Urlaub noch keine Schwierigkeiten verursachen. Im Rahmen einer Urlaubsübergabe gibt man ein Briefing zu den Fällen, bei denen etwas erledigt werden muss bzw. etwas passiere könnte. Dazu gibt man seiner Vertretung auch alle nötigen Backgroundinformationen. Da kann eigentlich nichts schiefgehen. Und wenn doch, ist man ja nicht aus der Welt und irgendwie erreichbar, um kurz zu helfen. Da findet sich gewiss eine Lösung.

Bei krankheitsbedingtem Ausfall ist schnell kein Platz mehr für diesen Optimismus. Unfall, Schlaganfall, Herzinfarkt, … - es gibt mehr als genug Gründe, die einen Kollegen von einem Tag auf den anderen aus der Arbeit reißen können – und da bleibt man dann auch für längere Zeit und ist nicht selten gar nicht mehr erreichbar. Für die Kollegen ist das natürlich eine Katastrophe, denn die Fragezeichen häufen sich in diesem Szenario fast zwangsweise. Im Extrem weiß kein Mensch sonst im Team, mit welchen Kunden man weshalb im Gespräch war, wo Unterlagen dazu liegen, wo Anfragen gestellt wurden oder was noch zu tun war. All das kann schnell ein sehr schlechtes Licht auf eine Firma werfen, wenn Geduld und Verständnis eines Kunden überstrapaziert wurden.

Ursache 2: Man befasst sich im Vorfeld zu wenig mit der Zusatzaufgabe Vertretung

Den Schwarzen Peter darf man aber nicht allein bei dem zu vertretenden Mitarbeiter suchen. In aller Regel ist der Vertreter auch nicht zu 100 % über alle Aufgaben seines Kollegen im Bilde. Für Urlaubsübergaben nimmt man sich – wenn sie überhaupt stattfinden – nur wenig Zeit und insgesamt ist die Motivation, nun diese Zusatzaufgabe zu haben, eher verhalten. „Wenn ich mal dazu komme!“, ist daher eine oft gehörte Antwort auf die Frage, wann man sich um die Angelegenheiten des Abwesenden kümmern würde. So bleibt dann vieles liegen, was der Rückkehrer dann nacharbeiten muss. Abgesehen davon, dass diese dann oft den Erholungseffekt des Urlaubs frisst, fräst sich so auch der Eindruck ein, dass es eine echte Urlaubsvertretung in dieser Firma eigentlich gar nicht gibt.
Das ist nicht gerade Balsam für die Teamatmosphäre.