20.11.2013

Trotz Digitalisierung befinden wir uns teilweise noch im buchhalterischen Mittelalter. Ein großes Problem: Thermopapier. Thermopapier ist zwar sicherlich eine gute Erfindung für den Einzelhandel, aber für die dauerhafte Aufbewahrung gänzlich ungeeignet. Kaum ein Thermobeleg dürfte die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren tatsächlich leserlich überleben.

Trotz Digitalisierung befinden wir uns teilweise noch im buchhalterischen Mittelalter.

Ein großes Problem: Thermopapier.

Thermopapier ist zwar sicherlich eine gute Erfindung für den Einzelhandel, aber für die dauerhafte Aufbewahrung gänzlich ungeeignet. Kaum ein Thermobeleg dürfte die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren tatsächlich leserlich überleben. Besonders billiges Thermopapier verblasst bereits nach wenigen Wochen.

Rechnungen sind 10 Jahre lang lesbar aufzubewahren.
Insbesondere Kassenbelege werden häufig auf sog. Thermopapier ausgedruckt. Um den Vorsteuerabzug auch nach 10 Jahren nachweisen zu können, müssen Sie diese Belege kopieren!

Kassenbon mit Text auf Rückseite "produced without any phenol chemistry".
Billige Thermopapiere altern sehr schnell, so dass die Schrift schon nach wenigen Wochen stark verblasst. Es gibt zwar auch Thermopapiere mit 25-jähriger Haltbarkeitsgarantie, so werden z.B. in Japan Papiersorten mit „nahezu unbegrenzter Archivierbarkeit“ produziert. Die angegebenen Werte beziehen sich allerdings auf ca. 20 °C und 50 % relativer Luftfeuchtigkeit, ohne direkten Sonnenlichteinfluss – also Situationen, die im Privathaushalt und in den meisten Büroräumen nicht anzutreffen sind.

Thermopapierdrucke gelten daher generell als nicht dokumentenecht. Bei Rechnungen und anderen Dokumenten, die über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, ist dies problematisch.

Und noch einmal:
Sie sollten für jeden geschäftlich angefallenen Beleg, der nur auf Thermopapier existiert, eine Kopie auf normalem Office-Papier anfertigen! Den Beleg auf normalem Papier heften Sie in den Ordner für Eingangsrechnungen ab und vermerken ggf. die Buchhaltungsnummer. Den Thermobeleg selbst legen Sie in einen einfachen Briefumschlag (ohne Fenster!) und sammeln darin die Thermobelege (und andere kleine Belege) eines ganzen Jahres.
Wichtig: Plastik kann die Haltbarkeit von Thermopapier wesentlich verkürzen, daher nicht die Belege in eine Klarsichthülle stecken und auch keinen Umschlag mit Fenster verwenden! Denn: um das Schriftbild möglichst lange zu erhalten, sollten Sie Thermopapier nicht dem direkten Sonnenlicht und keiner großen Wärme aussetzen. Weichmacher, wie sie z. B. in Kunststofffolien oder Klebeband enthalten sind, können die Schrift entfernen. Auch Gerbstoffe, wie sie gelegentlich in Leder (Geldbörsen) vorkommen, können das Druckbild verblassen lassen. Der Ausdruck kann ebenfalls durch den Kontakt mit Desinfektionsmitteln unlesbar werden. Und darüber hinaus: Viele Thermopapiere enthalten den gesundheitsschädlichen Stoff Bisphenol A, sowie weitere bedenkliche Verbindungen, die teilweise zu der Empfehlung führten, Thermopapier als Restmüll zu entsorgen.

In diesem Zusammenhang noch einmal zur Erinnerung:
Die steuerlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt bzw. aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zum Original ist nicht viel zu erwähnen. Original bleibt Original.

Ist die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt, muss sie durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier konserviert werden, so dass sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) lesbar ist. Dabei ist es nicht erforderlich (aber ratsam !!), die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) 14b.1 Abs. 5 S. 3, 4). Nachträgliche Berichtigungen der unleserlich gewordenen Dokumente sind nicht erlaubt (siehe UStAE 14a.1 Abs 5 S. 2).

Ihre Ansprechpartnerin: Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz Steuerberaterin Telefon: 0201 / 81 09 50 E-Mail: kontakt@franz-partner.de Internet: www.franz-partner.de