28.08.2013

Als Unternehmer sind Sie, auch wenn Sie Ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, dazu verpflichtet, Ihre vereinnahmten Entgelte aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, u.a. einen Überblick über die Umsätze des Unternehmens zu erlangen.

Als Unternehmer sind Sie, auch wenn Sie Ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, dazu verpflichtet, Ihre vereinnahmten Entgelte aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, u.a. einen Überblick über die Umsätze des Unternehmens zu erlangen.

Dabei kommt es gerade bei der Aufzeichnung von Bareinnahmen immer wieder zu Problemen bei Betriebsprüfungen.

Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs sind die Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Dies gilt grundsätzlich auch für die Bareinnahmen.

Allerdings macht der Bundesfinanzhof bei kleineren Unternehmen aus Gründen der Praktikabilität eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung, wenn die Einnahmen nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sind. Eine Verpflichtung des Unternehmens zur Führung eines Kassenbuchs besteht demnach nicht. Allerdings müssen, um eine überprüfbare und nachvollziehbare Dokumentation vorweisen zu können, zeitnahe Aufzeichnungen geführt werden. Dabei wird zwischen einer Registerkasse und einer offenen Ladenkasse unterschieden:

1. Registerkasse
Bei einer Registerkasse können die Voraussetzungen z.B. durch das Erstellen und Aufbewahren der Tagesendbons – sogenannte Z-Bons – erfüllt werden. Zu den sogenannten Z-Bons noch einige Beispiele aus der Rechtsprechung:

• Regelmäßig fehlende Stornos auf Summenbons (Z-Bons):
  Es widerspricht der Lebenserfahrung und ist nicht glaubhaft, dass in einem Restaurant über einen ganzen Tag oder Monat die Eingaben in das Kassensystem ohne Fehler erfolgen und keine Stornobuchungen erforderlich werden. Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß. Zuschätzungen sind hier zulässig (Niedersächsisches Finanzgericht vom 02.09.2004, AZ: 10 V 52/04);
• fehlende/fehlerhafte (ohne laufende Nummer) Z-Bons:
  Formeller Mangel, der aber so gravierend ist, dass eine Zuschätzung möglich ist (Finanzgericht Düsseldorf vom 20.07.2004).

Dabei gilt es zu beachten, dass den Betriebsprüfern die alleinige Vorlage der Z-Bons nicht ausreicht, sondern diese auch die Journalrollen der Kassen einsehen wollen. Eine alleinige Vorlage der Tagesendsummenbons (Z-Bons) genügt den Anforderungen, die an die Kassenbuchführung zu stellen sind, insoweit nicht.

2. Offene Ladenkasse
Bei einer sogenannten offenen Ladenkasse kann die erforderliche Aufzeichnung der Bareinnahmen z.B. anhand eines ordnungsgemäßen Kassenberichts vorgenommen werden.

Zum Fall der offenen Ladenkasse hat das Niedersächsische Finanzgericht entschieden, dass für einen ordnungsgemäßen Kassenbericht erforderlich ist, dass eine tägliche Auszählung und Dokumentation des Kassenendbestands (sogenanntes Zählprotokoll) erfolgt sowie eine rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen (sogenannte Tageslosung) aus dem dokumentierten Kassenendbestand.

Die Tageseinnahmen berechnen sich dabei nach folgendem Schema:

• Kassenendbestand des jeweiligen Tages
  abzüglich Kassenendbestand des Vortages
  zuzüglich Ausgaben
  = Tageseinnahmen des jeweiligen Tages

Fazit:
Die Praxis zeigt, dass die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten in den seltensten Fällen vollständig erfüllt werden. Werden Pflichten zur Kassenaufzeichnung nicht befolgt, Anforderungen an die Registrierkasse nicht beachtet und führen statistisch mathematische Prüfungsmethoden zu Auffälligkeiten, so führt dies oft zur Umkehr der Beweislast. Der Unternehmer muss dann nachweisen, dass sein Betriebsergebnis stimmt. Nur wenn sich die Tageseinnahmen aus den dokumentierten Anfangs- und Endbeständen der Kasse herleiten lassen, ist der Kassenbericht ordnungsgemäß. Soweit entsprechende Aufzeichnungen nicht geführt werden sollten, erfolgen im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig erhebliche Hinzuschätzungen bei den Betriebseinnahmen. Die Finanzgerichte folgen in diesen Fallgestaltungen regelmäßig den Schätzungen der Finanzbehörden. Insofern ist hier höchste Vorsicht geboten, um den Betriebsprüfern keine Angriffsfläche zu bieten.

Ihre Ansprechpartnerin: Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz Steuerberaterin Telefon: 0201 / 81 09 50 E-Mail: kontakt@franz-partner.de Internet: www.franz-partner.de