21.02.2012

Fahrt, Kost und Logis – bei der Geschäftsreise fallen vielerlei Kosten an. Der Fachanwalt für Arbeitsrecht und ROLAND-Partneranwalt Markus Engels der Aachener Kanzlei Reitz räumt mit den häufigsten Rechtsirrtümern rund um das Abrechnen der Geschäftsreise auf und erklärt, was gilt.

21. Februar 2012 - Fahrt, Kost und Logis – bei der Geschäftsreise fallen vielerlei Kosten an. Der Fachanwalt für Arbeitsrecht und ROLAND-Partneranwalt Markus Engels der Aachener Kanzlei Reitz räumt mit den häufigsten Rechtsirrtümern rund um das Abrechnen der Geschäftsreise auf und erklärt, was gilt.

Irrtum 1: Vorteile aus privatem Bonusprogramm bleiben privat
Falsch! Nutzt der Arbeitnehmer für die Geschäftsreise ein privates Bonusprogramm, beispielsweise Miles & More, muss er die gesamten Vorteile an den Arbeitgeber weitergeben, da dieser die Reise bezahlt. Der Arbeitgeber kann so insbesondere verlangen, dass der Arbeitnehmer erworbene Bonusmeilen für weitere Geschäftsreisen einsetzt. Arbeitnehmern, die privat und dienstlich an einem derartigen Bonusprogramm teilnehmen möchten, kann der Arbeitgeber die Mitgliedschaft erstatten, muss dies aber nicht tun. Markus Engels rät: „Wer Flugmeilen sammeln oder eine Bahncard für sich verwenden und die Kosten in Teilen auf den Arbeitgeber übertragen will, muss dies vorab mit ihm absprechen.“

Irrtum 2: Private Termine vor und nach der Dienstreise sind möglich
Nicht unbedingt! Reist der Mitarbeiter bereits vor dem Geschäftstermin an oder folgen der Dienstreise private Termine, übernimmt der Arbeitgeber die anfallenden Kosten nicht. Sind die Kosten jedoch die gleichen wie bei der regulären Dienstreise, dürften die privaten Termine außerhalb der Arbeitszeit kein Problem sein. „Allerdings entscheidet der Arbeitgeber darüber, ob der Mitarbeiter An- und Abreise an eigene Termine anpassen darf“, erklärt ROLAND-Partneranwalt Engels. „Das ist vor der Reise abzuklären. Für alle Mehrkosten durch private Termine muss der Arbeitnehmer in jedem Fall selbst aufkommen.“ So werden auch private Besuche in Theater, Oper oder Kino während der Dienstreise nicht übernommen.

Irrtum 3: Der Arbeitgeber bestimmt, wo ich übernachte und speise
Das stimmt nicht ganz: Zwar müssen sich Mitarbeiter zwingend an vorhandene Reiserichtlinien des Unternehmens bezüglich der anfallenden Kosten halten. Solange die Preise verhältnismäßig sind, darf der Arbeitnehmer Hotel und Restaurant jedoch selbst aussuchen. „Die Übernachtung im Luxushotel kann das Unternehmen selbstverständlich ablehnen“, so Markus Engels. Gleiches gilt für die Restaurantwahl: Sowohl für die private Mahlzeit als auch beim Essen mit Geschäftspartnern sollte der Mitarbeiter die Verhältnismäßigkeit im Auge behalten. Der Rechtsanwalt rät: „Wer ein Geschäftsessen hat, stimmt sich für die Restaurantwahl am besten mit dem Arbeitgeber ab. Maßgeblich ist hierbei häufig auch die Wichtigkeit des Termins und der Rang der Geschäftspartner.“

Irrtum 4: Dienstwagen darf nur dienstlich genutzt werden
Das ist nicht zwangsweise so. In der Regel vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass der Firmenwagen auch privat gefahren werden kann. Liegt keine solche Vereinbarung vor, darf das Auto ausschließlich auf Dienstfahrten genutzt werden. Wer privat und dienstlich mit dem eigenen Wagen unterwegs ist, sollte darauf achten, dass er die Kosten korrekt abrechnet: „Ohne weitere Absprache mit dem Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer lediglich verlangen, dass ihm die tatsächlich angefallenen Benzinkosten erstattet werden. Als Kostennachweis muss er die entsprechenden Tankquittungen vorlegen“, so der ROLAND-Partneranwalt. Die steuerlich anerkannte Kilometerpauschale, die alle Kosten der Kfz-Nutzung abdeckt, kann der Arbeitnehmer indes nur verlangen, wenn dies mit dem Arbeitgeber ausdrücklich vereinbart wurde.

Irrtum 5: Privatgespräche mit dem Firmenhandy sind verboten
Das hängt davon ab, was mit dem Arbeitgeber besprochen wurde. Auch beim Firmenhandy vereinbaren Unternehmen und Mitarbeiter, ob das Diensthandy privat genutzt werden darf. Wurde nichts vereinbart, sind Privatgespräche allerdings nicht erlaubt. Andererseits gilt: Wer ohne Firmenhandy dienstlich unterwegs ist, braucht sein privates Handy nicht für berufliche Zwecke einzusetzen. Markus Engels erklärt: „Schickt der Arbeitgeber einen Mitarbeiter auf Dienstreise und verlangt, dass dieser erreichbar ist, muss er ein Firmenhandy stellen.“

Bei entsprechender Vereinbarung übernimmt der Arbeitgeber alle verhältnismäßigen Kosten einer Dienstreise mit Bezug zur Arbeit. Dazu gehören Fahrtkosten sowie solche für Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand, also den steuerrechtlich anerkannten Betrag, der dafür gezahlt wird, dass der Mitarbeiter sich teuer auswärts und nicht zu Hause verpflegen kann. Kauft der Mitarbeiter Arbeitsmaterial oder bewirtet er Geschäftskunden, so kommt der Arbeitgeber auch hierfür auf, wenn er eine entsprechende Anweisung gegeben hat. Der Tipp vom ROLAND-Partneranwalt: „Wer auf Dienstreise ist, sollte darauf achten, dass er alle Belege inklusive Mehrwertsteuerausweis sammelt. Denn: Ausgaben können nur erstattet werden, wenn sie durch entsprechende Quittungen belegt sind.“


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