22.10.2015

Dank ihres neuen digitalen Postkorbservices optimiert die Hamburger Netfonds AG ihr Backoffice-Angebot innerhalb des Versicherungsbereichs. Eine neu implementierte Software ermöglicht Netfonds-Partnern hierbei einen gleichermaßen schnellen, übersichtlichen und effektiven Verwaltungs- wie Antragsservice.

Versicherungsmakler erhalten von den Gesellschaften zahlreiche Unterlagen, Informationsblätter, Policen und Informationen zu Nachbearbeitungen. All dies muss richtig archiviert und im Notfall schnell zur Hand sein. Im papierlosen Büro läuft dies optimalerweise alles digital auf Knopfdruck und spart somit viel Zeit und Geld. Mit der Zielsetzung den reibungslosen Ablauf zum Wohle des Maklers weiter zu verbessern, startete im Hause Netfonds zu Beginn dieses Jahres das Projekt „digitaler Postkorb“.

Innerhalb der Projektumsetzung implementierte der Hamburger Maklerpool eine leistungsfähige, prozessoptimierende Software in die Kundenverwaltung. Der neue Baustein ermöglicht eine automatisierte Texterkennung der zahlreichen haptischen Unterlagen der Versicherungsgesellschaften. Das System erfasst  die relevanten Daten wie: Versicherungsnummer, Vor- und Nachname, Gesellschaftsname und gleicht diese mit der hauseigenen Vertragsdatenbank ab, wobei etwa 100 Dokumente in einer Gruppe enthalten sein können. Die Abgleichsergebnisse werden anschließend durch Netfonds eingesehen und – bei optimalem Matching der Daten – alsdann mit nur einem Klick im exakten Vertragsarchiv des Maklerpartners gespeichert. Zeitgleich werden die verarbeiteten Dokumente an den entsprechenden Betreuer des Vertrags gemailt. Die manuelle und separate Erfassung der Dokumente und somit mögliche Übertragungsfehler entfallen.
 

Oliver Kieper

Bis das neue Netfonds-System im August 2015 live gehen konnte, mussten hierzu in mehr als 500 Arbeitsstunden die internen Arbeitsabläufe über mehrere Abteilungen, wie Versicherungs-Backoffice, Post- und Scanteam, angepasst werden. Doch die großen Mühen haben sich gelohnt, wie Oliver Kieper, Vorstand Netfonds AG, mit Blick auf die ersten sehr guten Ergebnisse mitteilt: „In den vergangenen drei Monaten haben wir auf diese Weise 83 Prozent aller Dokumenteneingänge verarbeitet. Bei fünfstelligen Eingangszahlen pro Monat macht sich die Zeitersparnis deutlich bemerkbar. Die bisherigen drei bis fünf Minuten Bearbeitungszeit pro Dokument fallen nun nur noch für jene Unterlagen an, zu denen wir keinen Vertrag in unserer Datenbank vorliegen haben oder die von unserem Register abweichen.“

Kieper weiter: „Im Ergebnis bedeutet die Einführung des digitalen Postkorbs eine enorme Zeitersparnis für uns sowie eine Optimierung des Workflows für unsere Partner. Abgesehen davon, ist Netfonds durch diese IT-Erweiterung innerhalb des Backoffices im Versicherungsbereich bestmöglich für das kommende Jahresendgeschäft und hinzukommende größere Bestände aufgestellt und bietet hier künftig einen spürbar schnelleren wie gewohnt überzeugenden Verwaltungsabwicklungsprozess.“

Informationen zum digitalen Postkorb wie zu weiteren aktuellen Serviceangeboten des Hamburger Pools, erhalten teilnehmende Makler auf der Dortmunder DKM vom 28. bis 29. Oktober 2015 am Stand D04 der Netfonds AG in Halle 4.